IR A ISTEMA DE GESTIÓN DE COSTES

El Sistema de Gestión de Costes dispone de una hoja de parametrización para que podamos adaptar las herramientas a la realidad de nuestra empresa.

Para acceder a ella pulsaremos el botón de la imagen adjunta, que podemos encontrarlo en el menú principal. Es preciso realizar correctamente la parametrización de la herramienta porque de ello depende el futuro buen funcionamiento de la misma, sobre todo, para que incluya todos los elementos de coste que tiene nuestra empresa. La herramienta ha sido diseñada para la instalación en un único ordenador y no se puede mover de él, si queremos que funcione correctamente. No obstante, podremos acceder a ella a través de la red interna de la empresa.

El cálculo de costes que podemos realizar con esta herramienta tiene los siguientes límites:

  • 1 empresa
  • 1 actividad
  • 10 centros de coste
  • 15 trabajadores
  • 5 vehículos
  • 5 consumibles de herramientas que se deseen controlar
  • 20 cuentas de inmovilizado

Si tu empresa requiere otras características diferentes a las que acabamos de exponer, te rogamos que te pongas en contacto con el departamento de soporte, mediante correo electrónico a soporte@organizate.es indicando de forma clara las necesidades que tienes y cómo debería ser la herramienta.

En el ejemplo, nos referimos a una empresa con las siguientes características:

Nombre de la empresa: Reparaciones y Mantenimiento, S.L.

Trabajadores que conforman la empresa:
1 Gerente: precisamos controlar sus gastos y el uso de su vehículo.
3 Técnicos instaladores: necesitamos saber cuántas horas dedican a su actividad.
2 comerciales: precisamos controlar sus gastos y el uso de sus vehículos.
1 administrativo-contable: precisamos controlar sus gastos.

Vehículos de la empresa:
1 coche de gerencia
2 furgonetas de servicio técnico
2 vehículos comerciales
Precisamos controlar el gasto de cada uno de ellos, además del uso de los vehículos de los técnicos.

Maquinaria:
1 Maquina utilizada en las reparaciones.

1 Máquina portátil
En este apartado vamos a controlar las horas de uso de cada máquina y consumo de los consumibles que necesita cada una.

Veamos paso a paso la parametrización de la herramienta en cada uno de sus apartados:

Carga de datos de explotación

Para el cálculo de costes es necesario disponer del libro diario con todos los ingresos y los gastos que tenemos en la empresa. Es probable que no podamos calcular los costes desde el principio porque no hemos preparado nuestro sistema de información para disponer de una información clara y fiable sobre costes. En las lecciones “Usando la contabilidad como herramienta de gestión” y “Contabilidad: el libro diario” aprenderemos a estructurar la contabilidad para la creación de un Sistema de Gestión de Costes. A nivel de parametrización, podemos cargar el libro diario de forma manual o podemos importarlo de un programa de contabilidad. Para poder importarlo utilizaremos la plantilla “Libro_diario_PLANTILLA.xlsm” que se encuentra en C:\Organízate software\SGC\Plantillas. Es importante que la estructura del libro de Excel sea el que tiene la plantilla, por lo que probablemente tengamos que arreglar el fichero que se exporte desde el programa de contabilidad. En el ejemplo vamos a suponer que el libro diario se carga de forma manual, anotando los apuntes en la herramienta.

Tipo de empresa

En el ejemplo hemos seleccionado una empresa de servicios (Instaladores y reparadores de algún tipo de producto), pero nuestra empresa podría dedicarse a la producción, es decir, una empresa industrial que dispone de un proceso productivo.

Tipos de tasas de coste

Si no tenemos claro qué debemos indicar en este apartado, sería preferible seguir adelante con el curso hasta que aprendamos la “Definición de mis centros de coste“. En el ejemplo hemos supuesto las tasas horarias, ya que las instalaciones y las reparaciones dependen del tiempo que el técnico dedique a las mismas.

Antes de crear ninguna herramienta auxiliar, es preciso que se hayan definido correctamente los centros de costes y se les hayan explicado a todos los trabajadores que van a utilizar algún tipo de parte de trabajo diario, para que puedan imputar sus gastos de forma correcta.

Relación de trabajadores que usan partes diarios

Indicaremos en este apartado todos los trabajadores y marcaremos aquellos a los que queremos crearle una herramienta para la gestión de los partes diarios.

Relación de vehículos

De la misma forma que hemos indicado los trabajadores, lo haremos con los vehículos. Esta selección implicará la generación de partes para esos vehículos.

Concepto de gasto en vehículos

Definir de forma clara los conceptos que vamos a controlar en referencia a los gastos de los vehículos.

Relación de maquinaria que precisa control de consumibles

El funcionamiento es el mismo que hemos visto con los trabajadores y los vehículos.

Una vez cumplimentado todo el formulario, se debe pinchar en el botón de comando “Crear partes“. La herramienta irá generando todas las plantillas correspondientes y, conforme eso suceda, lo irá notificando.

Mostraré un mensaje diferente para cada bloque de partes: gastos, peartes diarios y herramientas. Si se pulsa en la opción Ver registro, se accede a una pantalla que nos muestra el registro de todas las herramientas creadas durante el proceso de parametrización.

En la carpeta C:\Organízate software\SGC se ha creado una nueva carpeta, denominada “Partes de trabajo”, en la que se alojan las herramientas generadas de partes y gastos, por lo que disponemos en ella de la plantilla personalizada de cada trabajador.

La herramienta dispone de una licencia anual en un fichero denominado License.ELC que, por defecto, está ubicada en C:\Organízate software\SGC.

1. Instalación de la herramienta 2. Parametrización 3. Definición de los Centros de Coste
4. Parte diario de gastos 5. Parte diario de maquinaria 6. Contabilidad: Plan contable
7. Contabilidad: Libro diario 8. Imputación Coste Social 9. Imputación del inmovilizado
10. Producción 11. Plantilla general de imputación 12. Cálculo de precios
13. Cuadro de Mando de Costes