En esta parte del curso descubriremos las opciones de configuración del Sistema de Gestión de Costes. Hay que adaptar la herramienta a la realidad de nuestra empresa.

En el ejemplo, nos referiremos a una empresa de las siguientes características:

EMPRESA: Reparaciones y Mantenimiento, S.L.
ACTIVIDAD: Reparación y mantenimiento de maquinaria
TRABAJADORES:
♦  Gerente: Precisamos controlar sus gastos y el uso de su vehículo
♦  3 técnicos instaladores: Necesitamos saber cuántas horas dedican a su actividad
♦  2 comerciales: Precisamos controlar sus gastos y el uso de sus vehículos
♦  1 administrativo-contable: Precisamos controlar sus gastosç
VEHÍCULOS:
♦  1 coche de gerencia
♦  2 furgonetas de servicio técnico
♦  2 vehículos comerciales
Control del gasto de cada uno de ellos, además del uso de los vehículos de los técnicos
MAQUINARIA:
♦  Maquina de reparaciones
♦  Máquina portátil 1
Horas de uso de cada máquina y consumo de los consumibles que necesita cada una

Indicamos el nombre de la empresa, que aparecerá en todas las herramientas auxiliares. También indicamos la actividad.

La opción Parámetros nos lleva a una pantalla desde la cual se pueden parametrizar diversos aspectos de la herramienta.

En la misma pantalla, existe una opción de ayuda, representada por el icono de un signo de interrogación dentro de un círculo.

Pinchando sobre dicho icono se accede a una pantalla en la que se explica con detalle todo lo relativo a la opción Parámetros.

Después de haberle asignado a la herramienta el nombre de la entidad correspondiente, lo primero que debe hacerse es parametrizarla de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Se debe, en el apartado de trabajadores, escribir el nombre de cada uno de ellos y seleccionar a aquellos que sus tasas de coste sean tasas horarias.
Se puede, si se desea, sustituir la denominación vehículo por el nombre correspondiente.
También debe seleccionarse y nombrarse la maquinaria que se necesita controlar.
Una vez cumplimentado todo el formulario, se debe pinchar en la opción Crear partes.
La herramienta irá generando todas las plantillas correspondientes y, conforme eso suceda, lo irá notificando.
En el caso de la imagen, primero indicará que se han generado 4 herramientas de recopilación de gastos diarios.

Después, 3 de recopilación de partes diarios.

Y, finalmente, 2 herramientas de recopilación de partes diarios de trabajo.

Si se pincha en la opción Ver registro, se accede a una pantalla que nos muestra el registro de todas las herramientas creadas durante el proceso de parametrización.

En la carpeta SGC, en Organízate software, se ha creado una nueva carpeta, denominada Partes de trabajo, en la que se alojan las herramientas generadas de partes y gastos, por lo que disponemos en ella de la plantilla personalizada de cada trabajador.

A través de la opción Centros de coste debemos asignar los que se requieran, de acuerdo con las necesidades al respecto que se den en la empresa.
Por defecto, la herramienta ya tiene asignado el primer centro de coste y el último: el de Estructura y el de Distribución comercial. Además de esos dos, deben asignarse los restantes, de acuerdo con las necesidades de la empresa, hasta un número máximo de otros diez.