IR A ISTEMA DE GESTIÓN DE COSTES

Una vez que hemos creado todas las herramientas auxiliares necesarias como hemos visto en la parametrización de la herramienta principal, y antes de entregárselas a cada trabajador para que las utilice, debemos configurar unos pequeños aspectos en cada una de ellas.

Veamos qué herramientas hemos generado y qué es preciso configurar.

Herramienta: “Recopilación_partes_gastos

Esta herramienta se utiliza en el caso de que el trabajador NO precise recopilación de partes (registrar sus horas de trabajo) y tan sólo precise recopilar gastos, como, por ejemplo, suele suceder con los comerciales.

La imagen siguiente muestra el aspecto de la pantalla a través de la cual se introducen los gastos. Antes de operar con esta herramienta, debemos, a través de la opción “Parámetros“, que podemos encontrar en el menú, cumplimentar el apartado de Tesorería indicando:

  • saldo inicial de efectivo de que dispone el trabajador, si es el caso. En algunas empresas, algún trabajador, sobre todo los comerciales, disponen de una cantidad pequeña de efectivo para gastos, que van utilizando y recopilando tickets que entregan periódicamente a la administración de la empresa. En el supuesto de que nuestra empresa no utilice este método, pondremos cero.
  • si por el contrario se utiliza una tarjeta de crédito o débito, indicaremos el límite de gasto o el saldo disponible, según sea el caso.
  • por último, indicaremos el número de la tarjeta para una mejor administración de los futuros gastos.

Una vez creada la herramienta de cada trabajador, los Centros de Coste ya vienen predefinidos y no se pueden modificar.

La recopilación de los gastos se debe realizar diariamente, porque el objetivo es poder realizar cualquier cálculo en tiempo real con los datos actualizados al día.

Como podemos observar en la imagen siguiente, iremos introduciendo los datos siguiendo la cronología de los mismos. Indicaremos su fecha, el concepto de la lista de conceptos predefinidos. NO indicaremos el concepto de gasto que creamos oportuno, es necesario que el gasto sea seleccionado de la lista desplegable. Seleccionaremos posteriormente el Centro de Coste al que debe asignarse (si existen dudas, el responsable del Sistema de Gestión de Costes debe explicar detalladamente el concepto de Centro de Coste y su aplicación, ya que el éxito del sistema reside en la correcta imputación de los gastos a sus centros de coste correspondiente. Por último, de forma obligatoria, introduciremos el importe del gasto, en la columna “efectivosi lo hemos pagado en efectivo o con cualquier otro medio distinto al de la tarjeta de la empresa cuyo número viene indicado en parámetros o en la conlumna “tarjeta” si lo hemos pagado con la tarjeta de la empresa.

La herramienta indicará un código para el gasto que introducimos, y lo hará de forma automática. En la imagen podemos ver el código señalado por un círculo rojo. Ese código debemos escribirlo en la factura o el ticket físico, que posteriormente entregaremos en administración. Donde los primeros dos dígitos corresponden al trabajador, el dos siguientes al mes y el último es un número correlativo de ticket o factura. Podemos encontrar tres columnas mas, todas ellas opcionales, en las que podemos incluir información útil para la administración de la empresa: una descripción si fuera necesaria, un proyecto al que asociar el gasto y notas para hacer cualquier indicación que se desee.

En la parte superior de cada hoja de mes, encontramos unos botones de comando como los de la imagen. Los tres iconos son comunes a todas las hojas y herramientas: borrar la hoja, imprimirla y la mano que indica que es una hoja en la que podemos introducir datos. Los otros dos requieren una mayor atención:

Calcular total mes

Este botón se utiliza para que la herramienta calcule los totales a plicar a cada centro de coste, información que será posteriormente exportada a la herramienta principal del sistema. Debemos realizar esta opción cuando cerremos el mes y ya estén anotados todos los gastos de ese mes.La opción Calcular total mes rellena la tabla. Estos datos serán importados posteriormente por la herramienta principal de S.G.C.

Imputar tesorería

Debemos pulsar este botón cuando, una vez finalizado el mes, queramos pasar los datos a los libros de tesorería, que se exportará a la herramienta principal cada mes, el libro de caja para el efectivo y el libro de tesorería de la tarjeta correspondiente.

Como podemos ver en la imagen anterior, es posible realizar un apunte de caja de forma manual, si pulsamos en “Apunte manual” que podemos encontrarlo debajo del título, como por ejemplo una salida de efectivo que no se destina a un gasto pero que nos hace descuadrar la caja.

En el caso de que el trabajador disponga de un vehículo del que se desee controlar el gastos, utilizará la hoja “Vehículos“. Esta es la hoja de control del trabajador, es decir, en ella puede controlar diversos vehículos si la empresa dispone de esos vehículos de uso común. Para ello, al anotar el gasto, seleccionará el vehículo de la lista de vehículos que le aparece. El sistema de codificación de los tickets o facturas es el mismo y debemos anotar, como hemos visto anteriormente, el código generado en el ticket.

Al final del periodo de estudio pulsaremos “Calcular total” para que la herramienta distribuya los gastos por los distintos centros de coste. Una vez cumplimentada la herramienta, nos será solicitada para volcar los datos en la herramienta principal del sistema. Es sumamente importante que los gastos se lleven al día, de forma que la administracion pueda realizar los cálculos de coste en los primeros días de cada mes, hasta que por lo menos tengamos un año de datos.

Herramienta: “Recopilación_partes

Esta herramienta se utiliza en el caso de que el trabajador precise recopilación de tiempos de trabajo en los distintos centros de coste. Si observamos el menú, veremos que esta herramienta incluye a la anterior, pero tiene la funcionalidad añadida de poder gestionar tiempos en los diferentes centros de coste.

Cada mes dispone de una hoja en la que podemos anotar los tiempos que el trabajador ha invertido en cada centro de coste, como los km recorridos por el vehículo del que era usuario. En el caso de que en un vehículo se desplacen varios técnos, como sería lo lógico, tan solo uno de ellos recopilará el uso del vehículo. Hay que distinguir este uso con el que hemos visto en la otra herramienta, donde controlábamos el gasto en que va incurriendo cada vehículo. En esta herramienta estamos utilizando la unidad de coste natual del vehículo, el km, para poder imputar sencillamente todo el gasto que se genere en él, a cada trabajo como veremos más adelante.

Los tiempos de imputación de cada trabajador los vamos calculando e imputando de forma automática. En el menú, en “controles, podemos veer un botón de comando denominado “Tiempos”. Pusaremos en él para poder llevar el control de los mismos. Pero, ¿cómo funciona? El funcionamiento es sencillo. Observa la siguiente imagen:

Hemos marcado en rojo los elementos más importantes de la misma. Veámoslos con detenimiento.

  1. La lista desplegable que se nos muestra es para que seleccionemos de ella el Centro de Coste en el que vamos a realizar nuestro trabajo. De esta forma, los tiempos que recopilemos con la herramienta se imputaran de forma automática en ese centro de coste seleccionado.
  2. Cada línea conforma una “tarea”. inicialmente tan solo se nos muestra una tarea, porque lo habitual es que trabajemos en una tarea, la finalicemos e iniciemos una nueva. Pero podría darse el caso de que tengamos que pasar de tarea a tarea, por esa razón disponemos del botón de comando “Nueva tarea” que nos permite Abrir tantas tareas como precisemos.
  3. Cronómetro. El color verde del cronómetro indica que está parado y que al pulsarlo se iniciará el control de tiempos. Si lo encontramos de color granate, significa que está en marcha y debemos pulsarlo para detenerlo.
  4. Los iconos de los cronómetros de colores significan:

1.- Iniciar control de tiempo
2.- Finalizar control de tiempo
3.- Pausar control de tiempo
4.- Reiniciar control de tiempo
5.- Grabar tiempos
6.- Iniciar cronómetro
7.- Parar cronómetro

La siguiente imagen nos muestra varias tareas iniciadas y los registros de tiempo que va realizando.

1. Instalación de la herramienta 2. Parametrización 3. Definición de los Centros de Coste
4. Parte diario de gastos 5. Parte diario de maquinaria 6. Contabilidad: Plan contable
7. Contabilidad: Libro diario 8. Imputación Coste Social 9. Imputación del inmovilizado
10. Producción 11. Plantilla general de imputación 12. Cálculo de precios
13. Cuadro de Mando de Costes