Si la herramienta se utiliza por primera vez, debemos rellenarla en la pantalla Presupuesto. En el siguiente ejercicio económico habremos desarrollado el presupuesto para el ejercicio siguiente, por lo que podremos cargarlo directamente pulsando en el botón Cargar presupuesto.

El presupuesto es la proyección a un año de la cuenta de explotación. Se debe elaborar cuidadosamente para que se convierta en una herramienta útil de gestión; pero, sobre todo, requiere práctica en el tiempo hasta que se puedan confeccionar presupuestos estrictos.

Su estructura es idéntica a la de la cuenta de explotación para poder analizar una comparativa mes a mes y que a través de las desviaciones podamos corregir posibles errores cometidos en nuestra gestión.

En el análisis de desviaciones encontraremos muchas indicaciones de lo que podamos estar haciendo mal.

La codificación de colores se realiza siguiendo las siguientes alertas:

VERDE: Cuando las desviaciones se encuentran entre el -10% y +10%

NARANJA: Cuando las desviaciones se encuentran entre -10% y -15% y en el rango de los valores positivos entre +10% y +15%

ROJO: Para desviaciones superiores al 15% en ambos sentidos

La diferencia en el apartado de ventas nos va a iondicar el nivel de cumplimiento del plan comercial que hayamos desarrollado y el nivel de cumplimiento de los comerciales con los objetivos de venta fijados.

En los bloques de gasto es donde vamos a encontrar la mayor riqueza de información. En los gastos es donde se producen los mayores problemas en las empresas y está en la correcta gestión de los mismos la mayor parte del éxito de nuestros planes.

El presupuesto del siguiente periodo lo elaboraremos antes de finalizar el periodo actual. Como hemos indicado al principio, en la herramienta del año siguiente podremos cargarlo de forma automática.

Generalmente, en un periodo de control de enero a diciembre, desde el mes de septiembre comenzaremos la elaboración del presupuesto del ejercicio siguiente.

En el Cuadro de Mando veremos gráficamente las desviaciones.